Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal

 

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sebuah organisasi. Dalam konteks manajemen strategi, lingkungan didefinisikan berdasarkan dari dekat dan jauh pengaruhnya terhadap sebuah organisasi. Analisis lingkungan merupakan salah satu unsur yang penting dalam proses manajemen strategi, sebab analisis lingkungan menghasilkan banyak informasi yang diperlukan untuk menilai dan memperkirakan langkah-langkah di masa depan pada sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan dari analisis lingkungan adalah agar organisasi atau perusahaan mampu mengolah dan memanfaatkan informasi yang didapatkan melalui analisis lingkungan internal dan eksternal untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di masa depan (Suryanata, I G.N.P. 2019).

a.     Lingkungan Internal

Lingkungan Internal adalah keadaan yang ada di dalam suatu perusahaan. Analisis internal adalah proses perencanaan strategis yang menentukan lokasi kekuatan dan kelemahan  perusahaan. Menurut David (2016) , lingkungan internal mencakup kekuatan dan kelemahan perusahaan dalam bidang fungsionalnya seperti manajemen, pemasaran, keuangan/akuntansi, manufaktur/operasi, penelitian dan pengembangan, dan sistem informasi terkelola. Strategi dikembangkan sebagai bagian dari upaya untuk memperbaiki kelemahan organisasi, memperkuatnya, bahkan mengubahnya menjadi kapabilitas yang unik. Kapabilitas yang kuat adalah kekuatan organisasi yang tidak dapat dengan mudah ditandingi atau ditiru oleh pesaing.

Analisis lingkungan internal adalah sebuah proses di mana perencana strategi mengkaji pemasaran dan  distribusi perusahaan, penelitian dan pengembangan, produksi dan operasi, sumber daya dan karyawan organisasi atau perusahaan, serta faktor keuangan dan akuntansi untuk menentukan di mana organisasi atau perusahaan mempunyai kemampuan yang penting sehingga organisasi atau perusahaan tersebut dapat memanfaatkan peluang dengan cara yang paling efektif dan dapat menangani segala ancaman di dalam lingkungan (Rahim dan Enny. 2017).

Menurut Budiman dan Barlian (2020), lingkungan internal terdiri dari variabel kelemahan dan kekuatan yang ada dari dalam sebuah organisasi, tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak sebuah perusahaan. Variabel-variabel tersebut meliputi budaya, struktur, dan sumber daya organisasi.

1)    Struktur

Struktur merupakan cara bagaimana sebuah perusahaan diorganisasikan yang berhubungan dengan komunikasi, wewenang, serta arus kerja. Struktur sering disebut sebagai “rantai perintah” dan digambarkan dalam bentuk grafis dengan menggunakan bagan organisasi.

2)    Budaya

Budaya merupakan sebuah  pengharapan, pola keyakinan, dan nilai-nilai yang dibagikan oleh anggota pada sebuah organisasi. Norma-norma organisasi secara khusus memunculkan dan mendefinisikan perilaku yang dapat diterima oleh para anggota dari manajemen puncak sampai dengan karyawan operatif.

3)    Sumber daya

Sumber daya adalah sebuah asset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang maupun jasa pada sebuah organisasi. Aset itu meliputi dari kemampuan, keahlian seseorang, serta bakat manajerial. Seperti sebuah asset keuangan dan fasilitas pabrik pada wilayah fungsional.

Terdapat beberapa faktor kunci lingkungan internal antara lain sebagai berikut:

1)      Aspek Pemasaran

Pemasaran dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, pengantisipasian, penciptaan, dan pemenuhan keinginan dan kebutuhan pelangga atas produk atau jasa. Fungsi-fungsi dasar pemasaran terdiri dari :

a)      Analisis pelanggan - pengujian dan evaluasi atas keinginan, hasrat, dan kebutuhan pelanggan – meliputi survei pelanggan, menganalisis informasi tentang pelanggan, mengevaluasi strategi positioning pasar, mengembangkan profil pelanggan, serta penentuan strategi-strategi segmentasi pasar yang optimal.

b)      Pembelian persediaan – fungsi pemasaran yang melakukan pembelian yang diperlukan untuk menghasilkan dan menjual produk/jasa. Pembelian mencakup evaluasi alternatif pemasok atau vendor, pemilihan pemasok yang terbaik, mengatur termin penerimaan dengan pemasok, dan memperoleh pemasok persediaan.

c)      Penjualan produk/jasa – mencakup aktivitas-aktivitas pemasaran seperti advertising, promosi penjualan, publisitas, personal selling, tenaga penjualan, hubungan pelanggan, dan hubungan dengan jaringan pengecer.

d)      Penetapan harga – terdapat lima stakeholders yang mempengaruhi penetapan harga, yaitu : pelanggan, pemerintah, pemasok, distributor, dan pesaing.

e)      Distribusi – meliputi penggudangan, saluran distribusi, cakupan distribusi, lokal pengecer, daerah penjualan, derajad dan lokasi persediaan, transportasi barang, pedagang besar dan pengecer.

2)      Aspek Keuangan dan Akuntansi

Penetapan kekuatan dan kelemahan keuangan organisasi / perusahaan merupakan hal yang penting dalam formulai strategi secara efektif. Fungsi keuangan dan akuntansi terdiri dari tiga keputusan, yaitu : keputusan investasi, keputusan pembelanjaan, dan keputusan deviden. Analisis rasio keuangan, (misalnya, likuiditas, leverage, modal kerja, profitabilitas, perputaran penggunaan asset, arus kas, dan ekuitas perusahaan), merupakan metode yang secara luas digunakan untuk menetapkan atau menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi / perusahaan dalam keputusan-keputusan investasi, pembelanjaan, dan deviden

3)      Aspek Produksi/Operasi dan Penelitian Pengembangan

Fungsi produksi/operasi suatu perusahaan terdiri dari semua aktivitas yang merubah masukan (input) menjadi barang atau jasa. Manajemen produksi/operasi memperlakukan masukan (input), mentransformasi, dan keluaran (output) sangat beragam diantara industri-industri dan pasar (Suryanata I.G.N.P, 2019).

4)      Aspek Manajemen

Fungsi manajemen terdiri atas lima aktivitas dasar : perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, penempatan karyawan (staffing), dan pengendalian.

a)      Perencanaan – adalah proses dimana salah satu menentukan apakah akan mencoba sebuah tugas, mencari cara paling efektif dalam penerapan tujuan yang diharapkan, dan bersiap untuk menghadapi kesulitan yang tidak diharapkan dengan sumber daya yang mencukupi. Perencanaan adalah proses awal yang dilakukan individua tau bisnis agar dapat mengubah mimpi menjadi pencapaian.

b)      Pengorganisasian – tujuan pengorganisasian adalah untuk mencapai usaha yang terkoordinasi dengan mendefinisikan hubungan pekerjaan dengan otoritas. Pengorganisasian berarti menentukan siapa yang melakukan apa dan siapa yang melaporkan kepada siapa.

c)      Pemotivasian – adalah sebuah proses mempengaruhi orang untuk menyelesaikan tujuan khusus. Motivasi menjelaskan mengapa beberapa orang bekerja sangat keras dan yang lain tidak. Tujuan, strategi, dan kebijakan memiliki sedikit kesempatan untuk sukses jika karyawan dan manajer tidak termotivasi untuk mengimplementasikan strategi setekah diformulasikan.

d)      Penempatan karyawan – disebut juga manajemen personalia atau manajemen sumber daya manusia, mencakup aktivitas-aktivitas seperti perekrutan, wawancara, pengujian, seleksi, orientasi, pelatihan, pengembangan, pemberian perhatian, evaluasi, penghargaan, pendisiplinan, promosi, pemindahan, penurunan dan pemberhentian karyawan, juga pengelolaan hubungan serikat kerja.

e)      Pengendalian – meliputi semua aktivitas yang diambil untuk memastikan bahwa operasi aktual sama dengan operasi yang direncanakan. Semua manajer dalam organisasi memiliki pertanggungjawaban pengendalian, seperti melakukan evaluasi kerja dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimalisir ketidakefisienan (David dan David, 2016).

b.       Lingkungan eksternal 

Lingkungan eksternal terdiri dari lingkungan terpencil atau lingkungan umum dan lingkungan industri. Analisis faktor eksternal menekankan pada identifikasi dan evaluasi tren dan peristiwa yang berada di luar kendali perusahaan. Menganalisis lingkungan eksternal mengungkapkan peluang dan ancaman utama yang dihadapi organisasi, memungkinkan manajer untuk menangkap peluang dan mengembangkan strategi untuk  menghindari atau mengurangi dampak  ancaman. Menurut David dan David (2016), kekuatan eksternal dapat dibagi menjadi lima kategori besar. (2) Kekuatan sosial, budaya, demografi dan lingkungan. (3) Kewenangan politik, pemerintahan, dan hukum. (4) Teknologi (5) Kekuatan kompetitif atau daya saing. Menurut Hunger dan Wheelen dalam Budiman dan Barlian (2020), lingkungan eksternal terdiri dari variabel kesempatan dan ancaman yang berasal dari luar organisasi dan tidak secara khusus terdapat dalam pengendalian jangka pendek  dari  manajemen puncak.

Menurut Suryanata I.G.N.P (2019), terdapat dua macam lingkungan eksternal, yaitu lingkungan eksternal makro dan lingkungan eksternal mikro. Lingkungan eksternal makro biasanya juga disebut lingkungan umum, yaitu lingkungan eksternal dimana organisasi/perusahaan tidak mempunyai kemampuan untuk mengandalikan atau mempengaruhi secara langsung. Faktor-faktor lingkungan eskternal makro antara lain :

a)      Lingkungan Fisik

Lingkungan fisik merupakan hubungan timbal balik antara perusahaan dengan lingkungan hidup atau ekologinya. Ekologi adalah hubungan antara kehidupan manusia dan kehidupan lainnya, udara, tanah dan air. Polusi yang dihasilkan dari aktivitas industri misalnya dapat mengemban kehidupan manusia dan lingkungan hidup lainnya dan pada gilirannya dapat mengancam eksistensi perusahaan itu sendiri. Ekologi seperti rusaknya habitat dan keanekaragaman hayati (biodiversity), seperti polusi udara, air dan tanah telah menjadi isu global.

b)      Lingkungan Ekonomi

Faktor ekonomi berhubungan dengan sifat dan arah ekonomi dimana suatu perusahaan beroperasi. Sebab pola konsumsi masyarakat secara relatif dipengaruhi oleh tren sektor ekonomi dan pasar, sehingga dalam perencanaan strateginya setiap organisasi perusahaan harus mempertimbangkan arah tren ekonomi dari setiap sektor pasar yang mempengaruhi industri atau pasarnya. Perusahaan harus memonitor dan menganalisis perubahan dan kondisi ekonomi, baik ekonomi lokal, nasional, maupun internasional.

c)      Lingkungan Politik dan Hukum

Arah dan strabilitas politik dan hukum merupakan pertimbangan utama bagi para manajer dalam memformulasi strategi perusahaan. Lingkungan politik dan hukum mencakup faktor-faktor yang dikendalikan oleh pemerintah. Unsur dan parameter utamanya adalah ideologi politik pemerintahan, stabilitas pemerintahan, jumlah dan kekuatan partai politik, program kerja partai politik, sikap pemerintah terhadap dunia industri, kelompok-kelompok lobi, hukum dan peraturan perundangan dan semua peraturan yang harus dipatuhi dan dijalankan dimana oleh perusahaan

 

d)      Lingkungan Sosial dan Budaya

Faktor sosial budaya yang dapat mempengaruhi aktivitas dan kinerja perusahaan mencakup keyakinan, nilai-nilai, sikap, pandangan, serta gaya hidup manusia sebagai akibat perkembangan dan perubahan kondisi kebudayaan bahasa, ekologi, demografi, keberagaman, pendidikan, suku bangsa dan ras, serta mobilitas penduduk, lembaga-lembaga sosial, simbol status, keyakinan agama.

e)      Lingkungan Teknologi

Teknologi merupakan pendorong utama dibalik pengembangan berbagai produk dan pasar baru, tetapi kadang juga menjadi alasan utama menurunnya berbagai produk dan pasar. Industri-industri tertentu memerlukan orientasi yang kuat pada teknologi tertentu.

f)       Lingkungan Demografi

Evolusi atau perubahan populasi penduduk merupakan faktor kunci lingkungan bagi perusahaan. Penduduk secara langsung berdampak pada pasar konsumen dan mempengaruhi kekuatankekuatan ekonomi lainnya. Misalnya, penurunan tingkat kelahiran akan berdampak pada permintaan dan penawaran pasar, jenis barang yang diproduksi dan dampak ganda lainnya. Perubahan struktur penduduk juga akan mempengaruhi pasar konsumen, mempengaruhi produk yang dibutuhkan dan seterusnya. Perubahan struktur keluarga juga akan merubah pola pembelian dan pola konsumsi.